办公必备 Excel表格9个小技巧

职场中人，谁会不知道Excel呢，办公一族，多多少少都要跟它打交道。不过它一副“专业”的面孔，确实让不少人心生惧意。来来来，不要怕，学会这9个技巧，就可以将Excel表格玩弄于鼓掌之间了。

创建篇——创建表格 这些你做了吗？

巧妇难为无米之炊，首先我们需要无中生有，创建出表格出来。默认情况下，Excel已经显示出一个一个的单元格，我们直接在其中输入数据就可以了。当然除了基本的输入，创建表格中还有一些必备的技巧。

1. 表格加框线

默认情况下看到的单元格线，不管是一种辅助线，打印的时候是没有的。要想打印时显示出表格式，就需要自己添加。选中要添加表格线的所有单元格，然后右击它，选择“设置单元格格式”，或者直接按Ctrl+1键，调出单元格格式对话框，切换到“边框”。上面的“无”、“外边框”、“内部”，是针对整个表格的选项。如果想对表格线进一步细化，比如只让表格的一个边有线，或者为单元格添加不同方向的对角线等，可通过下面的选项操作。中间的预览框可以预览效果。

2. 插入和删除单元格

Excel表格是经常变动的，最常见的是增加或删减表行。在某个单元格上右击，选择“插入”，然后在打开的插入对话框中，可以选择插入单元格，还是插入整行或整列。还有一个更快捷的方法，就是输入过程中，直接点击上方的“插入”下的三角按钮，选择插入行或列即可。删除行或列则点击“删除”下的三角按钮再进行选择。

3. 快速复制粘贴

有时候我们需要输入1、2、3、4、5……等顺序数字，如果一个个地输入显然太麻烦了。其实只要先输入1和2，然后选中这两个单元格，再拖动它们右下角的绿色小方块（此时光标为十字形），就可以快速复制出无限多的顺序数字了。默认还显示当前所复制到的最大数字。

4. 输入身份证号等长数字?

一旦在单元格中输入身份证这样一长串的数字，往往会自动转换成科学计数法，看起来很不方便。这种情况下，选中单元格（如果该列都为身份证号则选中该列），然后选择“设置单元格格式”，把数字的种类改成“文本”即可。这样再输入长数字就不会被自动转换了。

润饰篇——修饰表格 更美更直观

Excel表格创建完成后，接下来就是让表格更好看一些，进行一些格式的修改，以及生成图表等。

5. 修改字体和对齐方式

Excel默认是11号等线体，如果你为了美观想要改变成其他字体，可以右击要修改的单元格（或选中多个单元格后右击），此时右键菜单中会自动显示字体、字号的选项，直接进行设置修改就可以了。当然也可以选中单元格后，在上方的工具栏中进行修改，无需右击。

当单元格中的文字内容较多时，就涉及到对齐方式的问题，同上字体的修改，可以同时设置不同的对齐方式。这里需要注意的一点时，一般需要设置“自动换行”，这样就不用担心内容太多显示不全的问题了。

6. 格式刷的使用

格式刷可以快速设置相同格式。选中某个单元格之后，点击“开始”选项卡左侧的格式刷图标，然后在目标单元格上点击，该单元格的格式即自动与源单元格同步了。

7. 一键快速制图表

对数据最好的装饰，就是将它转换成图表。选中相应的数据后，右下角即显示一个快速分析的小图标，点击图标展开它，切换到“图表”，选择“柱形图”即可生成快速图表了。当然也可以选择其他的图表样式。

统计篇——表格统计 效率再加速

Excel最强大的部分，就是它的计算能力，这些不是一两个技技巧所能解释得清的。下面的两个小技巧，只不过是常会用到的Excel计算而已。

8. 快速求和、求平均值

当我们输入一系列的数据之后，有时想要快速知道它们相加的和，或者它们的平均值。此时只需要直接选中相关的单元格，在Excel下方的状态态中，就可以看到它们的求和、平均值、和计数显示了。

9.常用函数一键搞定

更复杂的计算，需要使用Excel公式，不过许多人不懂这些公式该怎么办呢？选中某个要存放公式的单元格后，点击“公式”选项卡中的“插入函数”，在打开的对话框中，选中想要的函数，即会有该函数的格式说明，以及该函数的使用说明，如果想详细了解，可以点击左下角的“有关该函数的帮助”看到更详细的资料。